Tehnik Memimpin Rapat

Anda pernah terlibat dalam forum rapat? Entah di RT/Organisasi Kemasyarakatan/ Sekolah? Apa yang bisa Anda baca selama rapat .....saya punya sedikit Tips Tehnik Memimpin Rapat. Maaf saya sama sekali tidak bermaksud mengguri Anda, coba simak berikut ini.
Rapat adalah suatu forum pertemuan formal atau informal yang digu-nakan sebagai tempat berkomunikasi dalam bentuk bertukar pikiran, berdis-kusi, penyampaian informasi dan pengumpulan pendapat dalam kelancaran proses kerja selanjutnya, atau dasar pengambilan keputusan di dalam pen-capaian tujuan.
Agar mencapai hasil yang optimal, pelaksanaan rapat perlu direncanakan dengan baik. Rapat sering tidak efektif, karena pemimpin rapat kurang memiliki pengetahuan tentang teori dan teknik memimpin rapat. Bagi seorang kepala sekolah, perlu memiliki pengetahuan dan keterampilan memimpin rapat yang efektif
Ada beberapa jenis rapat menurut tujuannya yaitu :
1.Rapat yang bersifat informatif
Rapat ini bertujuan memberikan pendidikan (latihan), informasi demi perkembangan organisasi. Jumlah rapat tidak terbatas. Dalam rapat jenis ini, peserta diberi kesempatan peserta untuk bertanya dan berko-mentar, namun tidak ada proses pemecahan masalah dan tidak ada pengambilan keputusan
2.Rapat yang bersifat mencari pemecahan masalah
Rapat ini bertujuan mencari hal yang perlu disepakati bersama oleh semua staf untuk memecahkan suatu masalah. Rapat jenis ini dapat dibagi lagi sesuai dengan tahapan pemecahan masalah, yaitu :
a. Rapat identifikasi masalah
Hasil rapat berupa inventarisasi masalah dan rumusan masalah
b. Rapat mencari pemecahan
Hasil rapat berupa inventarisasi saran atau usulan alternatif peme-cahan masalah
c. Rapat evaluasi dan pengambilan keputusan
Diawali dengan proses menilai, mengkaji dan menganalisis alternatif pemecahan masalah. Hasil rapat tahap ini adalah keputusan alternatif yang tepat. Agar rapat memperoleh konsensus yang efektif, sebaiknya jumlah peserta rapat dibatasi
d. Rapat pelaksanaan
Tujuan rapat adalah menetapkan keterlibatan anggota organisasi serta waktu pelaksanaan keputusan (Siapa melakukan apa dan kapan). Rapat ini sering digabung dengan rapat evaluasi yang me-merlukan pengambilan keputusan.
Sedangkan menurut prinsip sebuah rapat adalah kriteria sebuah rapat yang baik adalah sebagai berikut :
1.Tema yang akan dibicarakan jelas, sehingga kontribusi pengetahuan dan pengalaman peserta dapat memperlancar pengambilan suatu keputusan
2.Ciptakan kondisi penyaluran gagasan yang berguna dalam komunikasi, arah, dan mengerahkan koordinasi dalam tingkat moral yang tinggi
3.Mengembangkan keyakinan pribadi dan penampilan kebebasan ekspresi
4.Jaga suasana kebersamaan (team building), sebab partisipasi kelompok dalam pengambilan keputusan dan kesimpulan yang dicapai akan menentukan orientasi kerja kelompok
5.Usahakan rapat berlangsung tidak terlalu lama (maksimal 2 jam terus menerus) perlu diselingi istirahat.
A. Apa yang perlu dersiapan dalam sebuah rapat ?
1.Persiapan dalam hal administrasi :
a.Undangan, tujuan/ materi rapat, waktu dan tempat
b.Tempat nyaman, tidak bising, kondisi baik dan suasana menye-nangkan
c.Fasilitas/ peralatan rapat memadai
2.Persiapan pimpinan rapat :
a.Tujuan rapat, topik-topik yang mencakup tujuan yang ingin dicapai
b.Pertanyaan-pertanyaan yang perlu dijawab
c.Kata pengantar pembukaan untuk memusatkan perhatian peserta
d.Arahkan debat yang berlarut-larut menjadi pembicaraan yang terarah (terkendali)
B. Bagaimana sikap kita selama proses rapat berlangsung ?
1.Pendahuluan (5 – 10 menit)
a.Jelaskan tujuan rapat dan tetapkan batas waktu
b.Berikan pokok-pokok materi rapat yang akan dibicarakan dan pen-danaan
c.Edarkan daftar hadir peserta rapat
d.Tetapkan tata tertib rapat
2.Rapat/ Diskusi
a.Bimbing dan arahkan diskusi ke pokok masalah
b.Batasi kesempatan bagi peserta yang terlalu banyak bicara (berbelit-belit) untuk membangkitkan peserta yang belum bicara
c.Hindari monopoli diskusi
d.Tujuan merupakan target hasil kesimpulan bersama, perjelas (dibaca ulang) apa yang menjadi kesimpulan
e.Ingatkan batas waktu yang tersedia
3.Penutup
a.Arahkan peserta untuk mengetahui dan merealisasi kesimpulan yang dicapai
b.Jelaskan kegiatan yang mendukung pelaksanaan keputusan
c.Jelaskan yang bertanggungjawab sebagai pelaksana hasil kepu-tusan rapat
d.Jelaskan rencana jadwal pelaksanaan keputusan
4.Tindak Lanjut
a.Edarkan notulen hasil rapat kepada setiap orang yang terkait
b.Kontrollah pelaksanaan kegiatan atau hasil yang dicapai sebagai realisasi hasil keputusan rapat
C. Tahukah Anda jika rapat menyimpang dari tujuan, nah...tindakan yang mest kita ambil yaitu :
1. Apabila di dalam rapat ada yang mendominasi bicara, sedangkan kontributornya relatif kurang berharga
a.Mengupayakan agar orang lain terlibat bicara dengan cara menga-jukan pertanyaan atau memberi komentar atau memeberi kesem-patan kepada orang lain yang ingin bicara
b.Menghindari terjadinya pemungutan suara
c.Pimpinan jangan terlibat perdebatan, sehingga peserta lain hanya sebagai penonton
d.Jangan menampakkan sikap bermusuhan, tetapi ubahlah menjadi suatu peluang untuk mengenal dan mengarahkan lebih jauh.
2. Apabila di dalam rapat, peserta banyak atau sering diam
a.Gunakan pertanyaan penggali informasi/ pertanyaan terbuka yang diarahkan kepada kelompok atau ke arah si pendiam
b.Kurangi tempo bicara anda
c.Hindari tindakan yang dapat membuat si pendiam menjadi malu
d.Ungkapkan wawasan yang dapat membuat si pendiam membuka diri, atau keheningan yang berkepanjangan untuk meminta perhatian (silent technique)
e.Berikan respon terhadap sesuatu yang baru saja dilontarkan dan coba mengaitkan dengan pertanyaan/ komentar berikutnya
3. Peserta yang banyak bergaul (biasanya banyak bicara untuk mencari perhatian) tetapi arahnya menyimpang dari pokok persoalan. Orang yang memiliki perilaku demikian, mampu menyenangkan orang dengan hal-hal yang tidak relevan sekalipun. Setuju apa saja, walaupun pandangan atau pendapat tersebut saling bertentangan. Orang semacam ini dapat menghancurkan rapat. Cara mengatasinya adalah :
a.Jangan hanyut pada peristiwa yang mutakhir, tetapi melupakan tujuan rapat yang hendak dicapai
b.Jangan mudah terbuai oleh segala hal yang mengagumkan dari si ‘ ahli bergaul ‘sehingga dapat memberikan gambaran yang indah
c.Kembalikan diskusi ke jalurnya dengan lembut tetapi tegas dengan mengingatkan kepada semua orang, bahwa kita agak sedikit menyimpang
d.Jangan mempermalukan orang semacam ini dengan humor
e.Bersikaplah peka terhadap kebutuhan akan hubungan dan kerja-sama dalam kerangka struktur rapat .